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Dificuldade na gestão do Sistema de Controle de Crediário (Fiado) e a Equipe que irá fazer a gestão deste sistema.
O rápido avanço da tecnologia tem contribuído muito para inovação de sistemas. O objetivo é auxiliar os gestores no gerenciamento e diminuição do Fiado em suas empresas.
E os gestores por sua vez, têm cada vez mais necessidade de um sistema que possa lhe auxiliar na organização da empresa e na tomada de decisões.
Além disso, existem muitas outras vantagens que um sistema bem utilizado pode oferecer:
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Aumento da produtividade;
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Diminuição do retrabalho;
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Apoio à tomada de decisão;
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Redução de custos;
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Aumento do lucro;
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Aumento da eficiência operacional;
Podemos observar que o foco da empresa sendo no relacionamento com seus clientes e no desenvolvimento de inovações, permitem que a empresa tenha diferenciais competitivos valiosos.
Quando falamos em vantagens, não podemos deixar de citar as desvantagens que também podem surgir. É simples saber quais são essas desvantagens respondendo apenas três perguntas:
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Sua equipe tem facilidade para se adaptar às mudanças?
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Sua equipe compra as ideias que você sugere na empresa, como a contratação de um novo sistema?
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Quando você solicita algo urgente para sua equipe, existe reclamação da tarefa manual?
Se as respostas forem “SIM”, a chance de obter todas as vantagens do sistema é praticamente garantida.
Se a maioria forem “NÃO”, então sua empresa obterá somente as desvantagens, ou seja, o oposto de cada vantagem citada.
Baseado nessas perguntas, podemos perceber que o sucesso de um sistema em sua empresa depende exclusivamente do engajamento da sua equipe. Mas aí vem a pergunta: “diante de tantos sistemas disponíveis no mercado, como vou saber qual sistema atenderá a necessidade da minha empresa?”
QUAL SISTEMA PODE ATENDER MINHA EMPRESA?
Para te ajudar a responder essa pergunta é indispensável o uso de algumas técnicas antes de tomar qualquer decisão.
Uma dica: nunca julgue a eficiência de um sistema pelo seu custo ou quantidade de recursos que possui, mas sim pelo custo benefício que vai trazer à sua empresa.
Por exemplo, de nada adianta implantar um sistema que tenha 100 relatórios se nenhum deles atender a sua necessidade. Por isso, é indispensável uma boa avaliação antes de qualquer decisão. Para ajudar nessa avaliação, vamos a algumas perguntas novamente:
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Quais são as funcionalidades?
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Tenho pessoas capacitadas na minha equipe?
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Como é o suporte?
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Existe integração em todos os setores necessários?
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Existe alguma limitação dentro das minhas necessidades?
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Como é cobrado o uso?
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Quais serão os benefícios?
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E quando eu parar de utilizar o serviço terei ainda acesso aos meus dados?
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Quais são as opiniões de pessoas que já utilizam a sistema?
Embora a implantação de um sistema tenha objetivo principal de facilitar a vida das empresas, o mal uso dele ou a escolha errada do mesmo pode fazer efeito inverso.
A base de dados de uma empresa é seu maior bem. A implantação de um bom sistema juntamente com uma boa equipe podem trazer inúmeros benefícios para a empresa. Já imaginou o tanto de informações dos seus clientes que podem ser armazenadas em um banco de dados? Posteriormente deverão ser usadas para um programa de fidelização, por exemplo.
Já vi vários gestores cancelando o sistema dizendo que não estava atendendo a necessidade da empresa. Porém, essa decisão foi baseada na opinião de um funcionário que nunca comprou de fato a ideia do sistema. Preste atenção no caso a seguir:
Quando o funcionário é pró ativo
Um certo lojista fez a contratação de um sistema de crediário para sua empresa. A necessidade dele era fidelizar seus clientes através do cartão fidelidade. A empresa contratada faria todo o serviço de gerenciamento desse crediário desde o envio da fatura até a cobrança no caso de inadimplência. Esse gestor fez uma avaliação da necessidade da sua empresa, avaliou o sistema que estava com intenção de implantar e então fechou o contrato. Depois de todo processo contratual, deixou definido a pessoa que receberia o treinamento.
No primeiro contato com a pessoa escolhida para receber o treinamento, ela informou que não sabia do que se tratava. O dono da empresa contratou o sistema mas não passou nada a ela.
Assim, a pessoa responsável em dar o treinamento, explicou a essa funcionária o que era o sistema e os benefícios que ele ofertava à empresa.
Também foi lhe informado que o sucesso dos resultados estava diretamente ligado à sua dedicação em lançar todos os dados corretamente. E assim, foi lhe passado todo o treinamento para uso do sistema.
Passado uns dias após o treinamento foi verificado que ainda não havia sido feito nenhum cadastro. Por isso, foi feito contato para saber se ela precisava de algo, ela informou que estava sem tempo para fazer. Disse que os clientes não estavam aceitando fazer o cartão. Tal resposta soou estranha, então foi feito o contato direto com o dono da empresa para saber se ele tinha conhecimento do que estava ocorrendo.
Foi então que ele confessou ter sido um erro ter passado sobre o sistema para essa funcionária. Disse que havia descoberto que por causa dela ele havia perdido vários bons clientes e que iria substituí-la. Por isso, solicitou o treinamento para outra pessoa. Esta outra funcionária aceitou o projeto e queria de fato ver o crescimento da empresa, e sabe qual foi o resultado?
Foi fantástico! O gestor pôde conhecer todas as vantagens do sistema, o que não teria ocorrido se não tivesse tomado a decisão de trocar a funcionária.
Ele poderia ter tido três péssimos resultados:
1º – Conhecido somente as desvantagens, tendo grandes prejuízos gerados pelo mau uso do sistema;
2º – Teria cancelado o sistema, acreditando que ele não tinha atendido a necessidade de sua empresa;
3º – Qualquer sistema que ele implantasse poderia ter prejuízos;
Depois de contar esse caso verídico, acredito que será mais fácil explicar a importância do sistema e a equipe estarem engajadas.
Através do caso exposto, podemos destacar alguns erros que não podem ocorrer na sua empresa. Para não começar errado, eu sugiro que faça uma reunião com sua equipe antes da implantação. É importante mostrar as vantagens do sistema e os objetivos que se deseja atingir com o novo sistema.
Essa reunião será muito importante para que você conheça o perfil de cada pessoa da equipe. E conhecendo as pessoas, deverá escolher qual será a pessoa responsável pelo sistema. De um coisa eu tenho quase certeza, sua equipe terá pessoas que são resistentes às mudanças. Mas, acredito que também tem aquelas que são abertas à mudanças e aceitam novos desafios.
A IMPORTÂNCIA DO FEEDBACK SOBRE O SISTEMA
É preciso motivá-los a abraçarem a causa. O ideal é optar por pessoas com esse perfil para tal função. Implantando o sistema certo e tendo pessoas com o perfil acima citado, não resta dúvidas de que a implantação trará um grande avanço para sua empresa.
Para finalizar quero lhe mostrar o resultado de um bom aproveitamento de um determinado sistema:
Segundo um estudo do respeitado International Data Corporation(IDC), existe um investimento que dá um retorno médio de 400% em três anos, chama-se “Data Warehouse” em português “Armazém de dados”. Basicamente é um sistema de computadores onde ficam guardados todas as informações das empresas, e com esses dados foram feitos alguns testes, segue o resultado de um desses testes:
- Uma das maiores redes de varejo dos Estados Unidos descobriu em seu Data Warehouse que a venda de fraldas descartáveis está associada à da cerveja. Em geral, os compradores eram homens que saíam à noite para comprar fraldas e aproveitavam para levar umas latinhas para casa. Então, foi tomado uma decisão: colocou-se os produtos lado a lado, o que resultou no aumento das vendas de ambos.
Este é apenas um dos casos entre milhares. Seja também um caso de sucesso, não faça nenhuma implantação sem antes fazer uma boa avaliação de sua equipe e da necessidade da sua empresa.
