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O fluxo de caixa é, hoje, um instrumento financeiro indispensável para a boa gestão de qualquer empresa, independentemente do porte que ela tenha. A sua ausência pode, inclusive, vir a comprometer o negócio e gerar riscos que poderiam ser facilmente evitados, caso o empreendedor conseguisse visualizar a real situação em que ele se encontra.
É por meio dele que o empreendedor consegue acompanhar com clareza toda a saúde financeira do negócio, no que diz respeito à entrada e à saída dos recursos financeiros — sejam eles receitas, despesas, contas a pagar e a receber, empréstimos, reembolsos, rendimentos ou faturamentos.
Se a ferramenta apontar um resultado positivo, por exemplo, o empreendedor saberá, com segurança, que esse é um bom momento para expandir os negócios.
As informações contidas no fluxo de caixa são, portanto, a origem de todas as decisões a serem tomadas pela empresa. A seguir, enumeramos cinco dicas de como melhorar o fluxo de caixa da sua empresa para que ele se torne mais eficiente e consiga cumprir com seu objetivo de refletir a realidade financeira da companhia.
1. Defina a frequência de atualização e respeite-a
Não há regra definida que aponte a regularidade mais indicada para atualizar as informações do seu fluxo de caixa. Isso pode variar bastante dependendo da natureza do negócio.
Você pode programar esse controle de forma diária, semanal, quinzenal ou a cada mês, por exemplo. Isso pouco importa. Uma vez estabelecida, porém, o importante é respeitar a frequência e evitar falhas ou o típico “deixar para depois”.
Essa prática, aliás, deve ser evitada a todo custo, pois pode provocar um impacto direto na gestão, no capital de giro e no funcionamento das atividades diárias.
Uma dica: procure evitar periodicidades muito espaçadas, pois elas podem ter efeito reverso e você pode perder o controle da ferramenta e das transações financeiras da empresa com mais facilidade.
2. Subdivida as informações por categorias e mantenha-as organizadas
É da natureza do fluxo de caixa reunir um grande número de informações e de números de todos os tipos e, justamente por isso, é preciso ter uma boa estrutura para facilitar a vida do empreendedor e tornar a ferramenta especialmente poderosa para a empresa.
Quanto mais funcional ela for, mais facilidade o gestor terá para visualizar o que realmente busca: onde estão as maiores despesas da companhia, quais são os setores mais caros e os clientes mais pontuais e o que está gerando mais receita.
A maneira mais fácil de organizar essas informações é subdividindo-as por categorias, que ainda podem ser separadas por outras ramificações que ajudam a organizar os dados.
Separe, por exemplo, as receitas e as despesas fixas das periódicas. Assim, você terá a exata noção do que entra e do que sai, todos os meses, sem se confundir com as entradas e as saídas que variam a todo momento.
Essa divisão pode se dar por recebimento (dinheiro, cheque pré-datado, cartão de crédito, duplicata, etc), por saídas (impostos, fornecedores, salários, comissões a vendedores, encargos sobre a folha de pagamento, contas fixas, despesas bancárias, material de escritório, financiamento, etc) e por setores (produção, compra e venda, propaganda e marketing, matéria-prima e administrativo).
Dividir o fluxo de caixa em categorias permite que você tenha uma visão geral do negócio e saiba em que momento do ano a situação estará mais crítica e mais tranquila, para firmar novos compromissos ou abraçar novas oportunidades, por exemplo.
3. Procure tornar o fluxo de caixa atraente e abuse das cores e dos sinais
Vale tudo para facilitar a leitura e a identificação imediata dos pontos mais críticos, pois isso leva à tomada de decisões mais acertada e ágil. Diferencie, por exemplo, as receitas e as despesas de cada categoria por cores ou sinais diferentes.
Seja criativo! Procure fazer relações com significados aos quais você já esteja habituado. Um exemplo é utilizar a cor vermelha para indicar “perigo” e a verde para uma espécie de “siga livre”. Você também pode usar sinais de subtração em frente aos valores mais preocupantes ou de adição para os mais rentáveis.
O importante, na verdade, é deixar seu fluxo de caixa ainda mais prático e de fácil interpretação na hora de avaliar a situação de uma forma geral.
4. Não ignore os detalhes
Um fluxo de caixa poderoso é marcado pelos detalhes e pela precisão. Portanto, não pense que, justamente por já ter muita informação, alguns valores irrisórios ou irrelevantes podem ser dispensáveis. Eles nunca são!
Jamais esqueça que todas as decisões a respeito do planejamento e das estratégias da empresa serão tomadas com base no que diz o fluxo de caixa. E, como você já sabe, a somatória dos baixos valores pode vir a ultrapassar uma compra ou venda de alto valor, o que vai interferir diretamente na receita que a empresa tem disponível naquele momento.
5. Não conte com um dinheiro que ainda nem entrou
O fluxo de caixa tem o papel de registrar informações atuais e do passado justamente porque ele orienta, com isso, o planejamento futuro da empresa e a definição de estratégias de investimento mais adequadas.
Portanto, evite atualizar a ferramenta com a venda de determinado produto ou serviço que foi feita de forma parcelada para que você não acabe se confundindo e contando com um dinheiro que ainda nem existe no caixa. Além disso, você também não consegue prever eventuais atrasos e inadimplência e, com um fluxo de caixa sem exatidão, situações de dívida e de cobrança poderão ficar prejudicadas.
Como vimos, trabalhar para melhorar o fluxo de caixa só trará benefícios para a sua empresa, fazendo com que você tenha um controle preciso e minucioso de todos os custos e do volume de compras que o seu negócio consegue suportar nos meses futuros, evitando os temidos créditos bancários para a manutenção do capital de giro.
Em meio à crise política e econômica e ao cenário de instabilidade em que o país se encontra, todo cuidado é pouco, já que qualquer decisão equivocada na gestão financeira pode vir a custar todo o patrimônio da sua empresa.
Gostou do artigo? Se você ainda tiver alguma dúvida sobre como melhorar o fluxo de caixa, comente no post para que possamos ajudá-lo!
